ผู้ให้สัมภาษณ์              : รองศาสตราจารย์ ดร.สมสรวง พฤฒิกุล ผู้ร่วมก่อตั้งสมาคมจดหมายเหตุไทย และอดีตอุปนายกสมาคมจดหมายเหตุไทย

ผู้สัมภาษณ์                 : นางสาววิยะดา สุธีรภัทรานนท์

วันที่สัมภาษณ์             : วันที่ ๒๑ กุมภาพันธ์ ๒๕๖๔

           เนื่องในโอกาสสมาคมจดหมายเหตุไทยจะครบรอบ ๒๐ ปี ในวันที่ ๔ เมษายน ๒๕๖๔ ทางสมาคมฯ   จึงมีโครงการสัมภาษณ์ผู้ร่วมก่อตั้ง กรรมการ และผู้ให้ความอนุเคราะห์แก่งานของ  สมาคมฯ อย่างดียิ่งตลอดมา เพื่อถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์แก่สาธารณชน

วิยะดา :           ขณะนี้เราอยู่กับ รองศาสตราจารย์ ดร.สมสรวง พฤฒิกุล ผู้ร่วมก่อตั้งสมาคมจดหมายเหตุไทยและอดีตอุปนายกสมาคมจดหมายเหตุไทย สวัสดีค่ะ

ดร.สมสรวง :      สวัสดีค่ะ

วิยะดา :           ขอเรียนถามประวัติความเป็นมาของการจัดตั้งสมาคมจดหมายเหตุไทย แนวคิดและจุดเริ่มต้น

ดร.สมสรวง :      อันนี้จากความทรงจำเป็นหลักนะคะ สมาคมจดหมายเหตุไทยก่อตั้งมาโดยการริเริ่มจำได้ว่า ตอนนั้นมีการประชุมที่มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์โดยมีท่าน ศาสตราจารย์เกียรติคุณ นพ.เกษม วัฒนชัย เป็นองค์ปาฐก หลังจากที่ท่านได้มาบรรยายในเรื่องความสำคัญของงานจดหมายเหตุ ทางมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ซึ่งมีหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย ท่านอาจารย์ชาญวิทย์ เกษตรศิริ ได้เสนอ ในที่ประชุมว่าเราควรมีสมาคมจดหมายเหตุในการรวมกลุ่มผู้ที่สนใจ หรือคนทำงานเกี่ยวข้องกับงานจดหมายเหตุ มารวมกันก่อตั้งสมาคม ก็เชิญชวนกัน ที่ประชุมสนับสนุนเห็นควรให้มีการตั้งสมาคมจดหมายเหตุขึ้นมา มีการขอเรียกว่าเป็นอาสาสมัครก็ได้ในช่วงแรก มาช่วยกันประชุม เพื่อที่จะรวมกันเป็นกรรมการไปเสนอตั้งสมาคมจดหมายเหตุ ตอนแรกจะเป็นสมาคมจดหมายเหตุแห่งประเทศไทย มีชื่อหลายๆ คน ที่มาร่วมเป็นผู้ก็ตั้งสมาคมจดหมายเหตุไทย รวบรวมเสร็จประมาณปี ๒๕๔๓–๔๔ เมื่อได้ครบตามเกณฑ์ที่จะขอจัดตั้งสมาคมฯ ก็ได้ยื่นขอจัดตั้งเป็นสมาคม ตอนแรกจะใช้ชื่อว่าสมาคมจดหมายเหตุแห่งประเทศไทย ถ้าหากใช้คำว่าแห่งประเทศไทยจะเหมือนเราจะต้องเป็นหน่วยงานราชการ แต่นี่เราไม่ใช่หน่วยงานราชการ เลยปรับแก้ไขชื่อสมาคมฯ เป็นสมาคมจดหมายเหตุไทย ผู้ร่วมก่อตั้งในครั้งนั้นจะมีหลาย มี ท่าน ศ.ดร.ชาญวิทย์ เกษตรศิริ, ตัวดิฉันเอง เรียนรู้ด้านจดหมายเหตุ, คุณหมอกรรณิการ์ ตันประเสริฐ ท่านอยู่มหาวิทยาลัยหัวเฉียวและผลักดันให้มีจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยหัวเฉียว, คุณกรรณิกา ชีวภักดี ซึ่งเป็นผู้ที่เรียนด้านจดหมายเหตุและทำงานบุกเบิกหอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ของกรมประชาสัมพันธ์, และมีคุณขนิษฐา วงศ์พานิช เคยทำงานมายาวนานที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติ มาเป็นผู้อำนวยการหอศิลป ถนนเจ้าฟ้า, และคุณสุรีย์รัตน์ วงศ์เสงี่ยม จากหอจดหมายเหตุแห่งชาติอีกท่าน ได้มาร่วมเป็นกรรมการด้วย, มีผู้สนใจมาจากภาคเอกชน อย่างเช่นคุณธงชัย ลิขิตพรสวรรค์ ปัจจุบันเป็นนายกสมาคมฯ สนใจเก็บรวบรวมหนังสือเก่าจำนวนมาก ดังนั้นสมาคมฯ ในยุคแรกที่เราไปจดทะเบียนมีกลุ่มอยู่กลุ่มหนึ่ง ได้จดทะเบียนอย่างเป็นทางการในเดือนเมษายน ๒๕๔๔ เป็นจุดเริ่มต้นการจัดตั้งสมาคมฯ จุดประสงค์การตั้งสมาคมฯ มีหลายข้อ ดิฉันขอสรุปว่า เราจะเน้นหนักรวมกลุ่มผู้สนใจเพื่อที่จะร่วมกันพัฒนางานจดหมายเหตุให้กับหน่วยงานองค์กร ทั้งภาครัฐและภาคเอกชน และเผยแพร่ความรู้อย่างกว้างขวางให้ประชาชนด้วย เพราะว่าทุกคนมีส่วนร่วม และจะจัดให้ความรู้ จัดกิจกรรมต่างๆ รวมทั้งเราได้เป็นสมาชิกของสมาคมในต่างประเทศด้วย อันนี้ก็เป็นวัตถุประสงค์และเราได้ดำเนินการกิจกรรมต่างๆ ทั้งทางวิชาการและกิจกรรมทางสังคมต่างๆ มาตลอดที่เกี่ยวกับงานจดหมายเหตุ

วิยะดา :           การประชุมสามัญประจำปีช่วงแรกดำเนินการอย่างไร มุ่งเน้นในเรื่องอะไร

ดร.สมสรวง :      ในช่วงแรกๆ ที่จัดประชุมสามัญประจำปีและประชุมทางวิชาการด้วย จัดร่วมกับมูลนิธิโครงการตำราสังคมศาสตร์และมนุษยศาสตร์เนื่องจากนายกสมาคมช่วงนั้นคือท่านอาจารย์ชาญวิทย์ เกษตรศิริ ท่านเป็นเลขานุการ หรือทำงานเกี่ยวข้องกับมูลนิธิโครงการตำราสังคมศาสตร์ฯ ด้วย ดังนั้นทุกครั้งที่จัดประชุมสามัญประจำปีและประชุมทางวิชาการของสมาคมจดหมายเหตุ เราก็ได้จัดร่วมกับมูลนิธิโครงการตำราสังคมศาสตร์ฯ การประชุมแต่ละครั้งมีกิจกรรมและหัวข้อหลายหลายทั้งเรื่องเกี่ยวกับจดหมายเหตุและสังคมศาสตร์ และจัดหมุนเวียนทั้งในกรุงเทพฯ และในต่างจังหวัด เราจัดปีละครั้ง ในการประชุมสามัญประจำปีและประชุมทางวิชาการของสมาคมฯ เกิดการทำกิจกรรม มีการเผยแพร่ความรู้ทางวิชาการจดหมายเหตุออกมา มีแนวคิดที่จะจัดทำสิ่งพิมพ์ที่เรียกว่าจดหมายข่าว การจัดประชุมสามัญประจำปีร่วมกับการประชุมทางวิชาการส่วนใหญ่จะร่วมกับมูลนิธิโครงการตำราสังคมศาสตร์ฯ นอกจากจะจัดในส่วนกลางแล้วยังจัดที่ส่วนภูมิภาค เช่น ไปจัดที่มหาวิทยาลัยพายัพและได้เปิดตัวจดหมายข่าวเป็นครั้งแรกที่นั่น ออกปีละฉบับ ในต่างจังหวัดที่จำได้ ไปจัดที่มหาวิทยาลัยราชภัฏอุบลราชธานี, จัดที่มหาวิทยาลัยราชภัฏภูเก็ต, มหาวิทยาลัยราชภัฏเชียงราย และหมุนเวียนไปในแต่ละปี บางปีมาจัดในกรุงเทพฯ

วิยะดา :           ในฐานะที่อาจารย์เคยดูแลงานวิชาการของสมาคมจดหมายเหตุไทย หลักสูตรแรกที่จัดอบรมคือหลักสูตรอะไร จัดขึ้นในปีไหน

ดร.สมสรวง :      ช่วงแรกดิฉันเป็นประธานฝ่ายวิชาการ ได้พัฒนาหลักสูตรจดหมายเหตุโดยเฉพาะจัดอบรม รับจัดจำนวนจำกัด และได้ร่วมกับหอจดหมายเหตุแห่งชาติจัดในปี ๒๕๕๐ หลักสูตรการบริหารจดหมายเหตุโดยตรงเลย เราจัด ๓ วัน มีทั้งการบรรยายทางวิชาการ ให้ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการบริหารงานจดหมายเหตุ มีการศึกษาดูงานด้วย รับผู้อบรมจำกัดจำนวนเพราะเราอยากให้ได้มีการฝึกปฏิบัติด้วย อันนั้นเป็นครั้งแรกแล้วก็ประสบความสำเร็จดี เป็นการถ่ายทอดความรู้ในเรื่องวิชาการจดหมายเหตุซึ่งเป็นหลักสูตรไม่ค่อยมีเปิดสอนในประเทศไทย อันนั้นเป็นครั้งแรก, ครั้งที่สองจัดปี ๒๕๕๔ จัดโดยที่นึกถึงพิพิธภัณฑ์ด้วยเพราะจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์มักจะไปด้วยกัน ดังนั้นหลักสูตรครั้งที่สอง จะเป็นเรื่องการบริหารงานจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ สถานที่จัดทั้ง ๒ ครั้ง คือที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ มีการไปศึกษาดูงานด้วยเป็นการให้ความรู้แต่ยังรับได้จำนวนจำกัด และ กรรมการในรุ่นต่อมาจัดหลายครั้งแต่เปลี่ยนเนื้อหา เปลี่ยนสถานที่ไป ที่จำได้จัดที่กรมประชาสัมพันธ์ เป็น workshop รู้สึกจะจัดหลายครั้ง ต่อมามาจัดที่หอจดหมายเหตุพุทธทาส อินทปัญโญ หัวข้อที่จัดประชุมจะเปลี่ยนไปแต่ว่าครอบคลุมการจัดการเอกสารจดหมายเหตุและสื่อโสตทัศน์จดหมายเหตุเป็นต้น ในบางครั้งมีการเชิญบุคลากรหรือ ผู้เชี่ยวชาญจากต่างประเทศมาบรรยายด้วย นี่เป็นงานวิชาการ ถ้าเป็นช่วงสมัยที่ดิฉันจัดเป็นผู้จัดมีอยู่เพียง ๒ ครั้ง แต่ว่างานวิชาการสมาคมฯ ไม่เคยหยุดยั้ง ยังจัดการอบรมอย่างต่อเนื่องเป็นระยะๆ

วิยะดา :           อาจารย์มองงานจดหมายเหตุในช่วง ๒๐ ปีเป็นอย่างไรคะ

ดร.สมสรวง :      งานจดหมายเหตุจากที่ดิฉันเองเรียนรู้การบริหารงานจดหมายเหตุแบบดั้งเดิม คือเน้นตัวเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นหลัก แต่ในปัจจุบันงานจดหมายเหตุได้พัฒนาออกมาหลากหลาย อาจจะไม่ใช่ชื่อจดหมายเหตุด้วย อาจจะการจัดการความรู้ การจัดการจดหมายเหตุระดับชุมชนก็มี ตอนนี้มีการพัฒนา มีผู้ที่เรียน มีความรู้โดยตรงในเรื่องนี้มาถ่ายทอดความรู้เพิ่มขึ้น หลายหน่วยงานจริงๆ เรื่องงานจดหมายเหตุนี่ขยาย แต่ว่าอาจจะไม่เรียกชื่อว่าจดหมายเหตุ ขยายมาอย่างเช่นเป็นการจัดการความรู้ เป็นการจัดการความรู้ชุมชนเป็นต้นในรูปแบบอื่น แต่จริงๆ แล้วลักษณะแบบเดียวกันกับจดหมายเหตุซึ่งอาจจะเปลี่ยนชื่อไป แล้วในปัจจุบันมีการจัดการจดหมายเหตุในรูปของอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นมาเยอะแยะเลย หลายหน่วยงานได้รวบรวมข้อมูลที่เป็นดิจิทัลขึ้นมา  หลายหน่วยงานได้มีการรวบรวมและสแกนเอกสารเก่าไว้สร้างเป็นฐานข้อมูล จริงๆ แล้วนั่นคือลักษณะของการบริหารงานจดหมายเหตุ แต่อาจจะไม่ได้เรียกชื่อจดหมายเหตุหรืองานจดหมายเหตุ งานจดหมายเหตุปัจจุบันนี้ไปแฝงอยู่ในหน่วยงานต่างๆ มีหลายคนไปเก็บข้อมูลและทำอะไรทางชุมชนเค้าก็จะ เรียกว่าการจัดการความรู้ชุมชนหรืองานจดหมายเหตุชุมชน เป็นต้น ดิฉันรู้สึกว่าตัวเองค่อนข้างจะเป็นการจัดการบริหารจดหมายเหตุแบบดั้งเดิมไปแล้ว แต่ว่าการจัดการจดหมายเหตุที่มาในรูปแบบใหม่มีเยอะมาก เพราะฉะนั้นในประเทศไทยเราก็ได้ขยายความรู้ในเรื่องงานจดหมายเหตุ ออกไปสู่หลากหลายรูปแบบ ตอนนี้ควรจะมีการศึกษาวิจัยว่ารูปแบบของงานจดหมายเหตุของประเทศไทยออกมาในรูปแบบใดบ้างก็น่าสนใจ

วิยะดา :           สุดท้ายนี้ อาจารย์มีอะไรจะฝากเพิ่มเติมเกี่ยวกับการพัฒนาจดหมายเหตุในประเทศไทย และขอให้อาจารย์อวยพรให้กับสมาคมฯ ในโอกาสครบรอบ ๒๐ ปีค่ะ

ดร.สมสรวง :      สำหรับตัวดิฉันเองในฐานะที่ทำงานทั้งสมาคมฯ และทำงานให้ความรู้เกี่ยวกับเรื่องจดหมายเหตุยังเห็นว่าก็มีพัฒนาการมาเรื่อยๆ จากงานจดหมายเหตุที่หน่วยงานต่างๆ เกือบจะไม่รู้จัก ก็เห็นว่าหลายหน่วยงานมีการจัดตั้งหอจดหมายเหตุขึ้นมาเห็นความสำคัญแต่ว่ายังน้อยอยู่ มีสถาบันการศึกษาที่เปิดสอนหลักสูตรระดับปริญญาโท อย่างเช่น จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยทำหลักสูตรซึ่งเป็นหลักสูตรใหม่ๆ ด้วย ไม่ใช่จดหมายเหตุดั้งเดิม กฎหมายต่างๆ มีการปรับปรุงแต่ว่าค่อนข้างล่าช้า และกฎหมายบางทีนำมาปฏิบัติไม่ค่อยได้และบทลงโทษไม่มี กฎหมายที่ออกมา อย่างเช่นระเบียบงานสารบรรณ พรบ.จดหมายเหตุแห่งชาติ ออกมานานแล้วแต่การปฏิบัติยังมีหน่วยงานมีไม่มากนักที่ปฏิบัติตามหรือยังไม่เข้าใจอย่างเพียงพอ การสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงยังมีน้อย

ที่น่าเป็นห่วงคือในปัจจุบันเริ่มใช้เทคโนโลยีกันมากขึ้นจะทำให้เกิดเอกสารที่เรียกว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นมาหรือเอกสารดิจิทัล ซึ่งถ้าหากไม่มีการวางแผนอย่างเป็นระบบเพื่อการจัดการการจัดเก็บ สิ่งที่มีคุณค่าไว้ไม่นานเอกสารที่มีคุณค่าเหล่านี้จะสูญหายไป อันนี้ที่ดิฉันเป็นห่วง อยากให้แต่ละหน่วยงานตระหนักถึงตรงนี้ด้วย หน่วยงานแต่ละหน่วยงานตอนนี้ต้องคำนึงถึง เอกสารที่เป็นกระดาษ เอกสารที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์ และเอกสารที่เป็นดิจิทัล หรือเอกสารที่ born digital ที่เราสร้างขึ้นมา ด้วยระบบ ถ้าหากเราไม่ได้ทำระบบที่จะให้มีการดูแลรักษาและเพื่อการค้นคืนเมื่อต้องการจะเกิดปัญหาอย่างมหาศาลในอนาคต อันนี้ที่ดิฉันเป็นห่วง แต่ก็ยังดีใจที่ตอนนี้หลายสถาบันได้พัฒนาและเปิดสอนหลักสูตรที่ให้ความรู้เกี่ยวกับเรื่องการจัดการเอกสารแบบดั้งเดิมด้วยและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือเอกสารดิจิทัล อย่างมหาวิทยาลัยศิลปากรได้ปรับปรุงหลักสูตรให้มีวิชาใหม่ๆ ที่เกี่ยวกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และเอกสารดิจิทัลและที่จุฬาลงกรณ์ได้ทำหลักสูตรซึ่งจะเน้นหลายวิชาที่เกี่ยวกับการจัดการเอกสารดิจิทัล ก็ดีใจคิดว่าในอนาคตหากผู้เรียนและสำเร็จการศึกษามาก็จะได้ตระหนักก่อนที่เอกสารของเราที่มีคุณค่าสำคัญที่อยู่ในรูปของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือดิจิทัลจะศูนย์หายไปหรือสืบค้นไม่ได้เลย

ส่วนเอกสารกระดาษตอนนี้มีหลากหลายชื่อที่ใช้ที่เกี่ยวข้อง อย่างเช่น จดหมายเหตุชุมชนก็ดี คือเก็บตั้งแต่ระดับชุมชนเล็กๆ มาจนถึงระดับองค์กร หรือบางทีก็จะเป็นเรื่องของการจัดการความรู้ซึ่งเป็นสายงานที่บังคับของทุกส่วนราชการด้วยที่จะต้องมีการจัดการความรู้ขององค์กร อันนี้เกี่ยวข้องในเรื่องของการบริหารหรือการจัดการจดหมายเหตุ ดิฉันก็ดีใจในส่วนนี้ แต่เป็นห่วง ถ้าการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ล่าช้าแล้วก็จะถูกลบหรือโปรแกรมเข้ามาใหม่ๆ จะไม่สามารถสืบค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือเอกสารดิจิทัลที่ไม่มีโปรแกรมจะไปสืบค้นหรือดึงมันเข้ามาได้ อันนี้จะเป็นค่าใช้จ่ายหรือการเสียหายอย่างมหาศาล อันนี้เป็นห่วง แต่ก็คิดว่าในโลกปัจจุบันเทคโนโลยีและเด็กรุ่นใหม่เรียนรู้ได้เร็ว ดิฉันก็ฝากให้เด็กรุ่นใหม่ได้ตระหนักถึงเรื่องนี้ด้วย อันนี้เป็นสิ่งที่อยากจะฝากไว้

ในโอกาสที่สมาคมจดหมายเหตุไทยจะครบ ๒๐ ปี แห่งการก่อตั้ง ดิฉันขอให้สมาคมอยู่อย่างยั่งยืนเป็นหลักในการพัฒนา ในการให้กำลังใจกับคนทำงานด้านนี้ เป็นที่พึ่ง และขอให้สมาคมมีความก้าวหน้ายิ่งๆ ขึ้น อันนี้ก็ฝากไว้

วิยะดา :           สุดท้ายนี้ขอขอบคุณ รศ.ดร สมสรวง พฤฒิกุล เป็นอย่างสูงที่กรุณามาให้สัมภาษณ์ประวัติศาสตร์บอกเล่าในโอกาส ๒๐ ปีสมาคมจดหมายเหตุไทย ขอขอบคุณอย่างสูงค่ะ